POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Monarch House (« nous », « notre », « nos ») accorde une grande importance à la confidentialité et s’engage à protéger la confidentialité, la confidentialité et la sécurité des informations personnelles de ses clients, y compris les informations de santé personnelles en notre possession ou sous notre contrôle. Monarch House s’engage à collecter, utiliser et divulguer des informations personnelles et des informations de santé personnelles de manière responsable et uniquement dans la mesure nécessaire pour les services que nous fournissons.

Collecte, Utilisation et Divulgation des Informations Personnelles

Dans cet avis de confidentialité, les informations personnellement identifiables vous concernant seront appelées « Informations Personnelles ». Nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer des Informations Personnelles comme indiqué ci-dessous et comme autrement requis ou permis par la loi. Par exemple, nous pouvons collecter votre nom, sexe, date de naissance, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, informations de carte de paiement, enregistrements d’appels, préoccupations générales en matière de santé, numéro de carte de santé, médecin, diagnostic, références, plans de traitement et autres informations pertinentes selon les besoins. Les Informations Personnelles peuvent être collectées, utilisées et divulguées avant, pendant et après votre visite à Monarch House.

Services de Santé : En général, nous pouvons collecter, utiliser et divulguer vos informations personnelles aux fins d’évaluation, de planification, de traitement ou de prestation d’autres services liés à la santé. Nous pouvons collecter des informations personnelles directement auprès de vous ou auprès d’autres tiers si vous nous donnez votre consentement pour le faire ou si nous sommes autorisés à le faire par la loi. Nous ne collecterons que les informations personnelles dont nous avons besoin pour vous fournir des services de santé. Dans le cadre de la prestation de services de santé, vos informations personnelles peuvent être partagées avec des gardiens d’informations de santé impliqués dans vos soins (par exemple, un autre médecin ou professionnel de la santé, un professionnel allié ou un membre de votre équipe de soins cliniques) ou avec des sources de référence, sauf indication contraire de votre part. Nous pouvons également partager vos informations personnelles aux fins de contacter votre famille ou un éventuel décideur substitut.

Consentement : Si vous ne souhaitez pas que vos informations de santé personnelles soient utilisées ou partagées, vous avez le droit de refuser de fournir tout ou partie des informations au moment où nous les demandons ou à tout moment par la suite. Nous pourrions ne pas être en mesure de répondre à vos souhaits si cela affecte notre capacité à vous fournir des soins de santé de qualité ou si nous sommes tenus par la loi d’utiliser ou de divulguer les informations auxquelles vous vous opposez. Dans ces cas, nous discuterons avec vous de l’impact de votre objection. Si nous jugeons nécessaire de divulguer vos informations à des fins autres que la prestation de soins de santé, nous vous informerons de l’objectif de la divulgation et vous demanderons votre consentement pour divulguer les informations. La manière dont nous recueillons votre consentement peut varier en fonction de l’objectif du consentement.

Paiement : Nous pouvons collecter, utiliser et divulguer vos informations personnelles aux fins de faciliter et/ou de collecter le paiement de nos services ou de déterminer tout droit à une couverture de financement ou à d’autres avantages.

Recherche : Monarch House peut mener ou participer à des recherches et analyses, auquel cas vos informations personnelles, y compris les informations de santé personnelles, peuvent être analysées sous forme dépersonnalisée. Les résultats de cette recherche et analyse ne seront pas divulgués ou publiés de manière à pouvoir identifier un individu. Tout test supplémentaire à des fins de recherche ou d’analyse impliquant la collecte, l’utilisation ou la divulgation d’informations pouvant identifier un individu nécessitera un processus de consentement éclairé distinct.

Opérations Internes : Nous pouvons collecter, utiliser et divulguer des informations personnelles aux fins de gestion des risques, de sécurité ou autrement pour améliorer la qualité des services de Monarch House, y compris l’évaluation et la surveillance de ces services. Par exemple, nous pouvons enregistrer des appels téléphoniques à des fins de formation, de documentation et d’assurance qualité. Nous pouvons également effectuer des enregistrements vidéo à des fins de sécurité via l’utilisation de caméras situées dans les zones publiques de certaines de nos cliniques, telles que les réceptions et les entrées et sorties des cliniques.

Légal & Conformité : Nous pouvons divulguer vos informations personnelles lorsque la loi l’exige ou le permet. Par exemple, nous pouvons fournir vos informations personnelles en réponse à un mandat de perquisition ou à toute autre demande ou ordonnance légalement valide. Nous pouvons également divulguer des informations personnelles pour certaines procédures et pour enquêter ou prévenir une perte ou un préjudice réel ou suspecté à des personnes ou des biens. Nous pouvons transférer toute information que nous avons à votre sujet dans le cadre d’une fusion ou d’une vente proposée ou réalisée impliquant tout ou partie de Monarch House ou dans le cadre d’une réorganisation d’entreprise ou d’un autre changement de contrôle de l’entreprise.

Stockage des Informations Personnelles

Nous pouvons utiliser des prestataires de services pour effectuer certains services en notre nom, tels que l’hébergement et le traitement des données. Par exemple, nous pouvons utiliser des prestataires de services pour stocker nos données, autoriser et traiter les paiements, fournir des services, enregistrer des appels téléphoniques et envoyer des communications par e-mail. Certains de ces prestataires de services peuvent être situés en dehors du Canada, y compris aux États-Unis. En conséquence, vos informations personnelles peuvent être traitées et stockées en dehors du Canada aux fins décrites dans cette politique de confidentialité. Lorsqu’elles sont en dehors du Canada, les informations personnelles seront soumises aux lois étrangères applicables, qui peuvent permettre aux agences gouvernementales et de sécurité nationale d’accéder aux informations personnelles dans certaines circonstances. Lorsque nous transférons des informations personnelles, nous prenons des mesures raisonnables pour garantir que vos informations personnelles sont protégées contre la perte, le vol ou l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés.

Mesures de Protection

Monarch House estime que la sécurisation de vos informations personnelles est une partie très importante de notre travail. Nous avons mis en place des mesures de protection administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger contre la perte, le vol ou l’accès, l’utilisation, la copie, la modification, la divulgation et l’élimination non autorisés des informations personnelles en notre possession. Dans certains cas, nous pouvons partager vos informations de santé personnelles avec des tiers tels que des fournisseurs, des fournisseurs ou des prestataires responsables de l’administration de nos programmes. Ces organisations doivent signer un contrat avec nous pour suivre des pratiques de confidentialité et d’informations de santé similaires ou identiques aux nôtres.

Droits d’Accès et de Correction

Vous pouvez demander à voir votre dossier de santé ou faire une demande écrite formelle pour voir et/ou obtenir une copie de votre dossier de santé. Nous nous efforcerons de répondre à une demande d’accès formelle dans les 30 jours. Si nécessaire, nous fournirons un avis écrit de la raison de toute prolongation de délai et de la durée de la prolongation. Nous pouvons refuser ou restreindre votre accès à votre dossier de santé dans des circonstances très limitées (par exemple, s’il est raisonnable de croire que la divulgation entraînerait un risque de préjudice grave pour vous ou une autre personne, ou si une loi provinciale ou fédérale interdit la divulgation). Si vous pensez que votre dossier de santé est inexact ou incomplet, vous pouvez demander que le dossier soit corrigé. Nous apporterons la correction si vous démontrez que les informations sont inexactes ou incomplètes aux fins pour lesquelles les informations sont utilisées. Nous pouvons ne pas corriger le dossier s’il n’a pas été créé à l’origine chez Monarch House et que nous n’avons pas suffisamment de connaissances, d’expertise ou d’autorité pour le corriger ; ou si le dossier consiste en une opinion ou une observation professionnelle faite de bonne foi à votre sujet. Nous noterons cependant la demande de correction et le fait que nous n’avons apporté aucun changement pour l’une de ces raisons dans le dossier. Nous fournirons un avis écrit aux tiers qui ont reçu les informations incorrectes concernant la correction, dans la mesure raisonnablement possible et si la correction pourrait raisonnablement être censée avoir un impact sur vos soins de santé ou vos avantages en cours.

Modifications de nos pratiques de confidentialité et de cet Avis de Confidentialité

Monarch House se réserve le droit de modifier ou d’amender cet Avis de Confidentialité à tout moment et pour toute raison. Nous mettrons également à jour cette Politique de Confidentialité et nos pratiques de confidentialité pour nous conformer à la législation fédérale et provinciale sur la confidentialité, selon le cas. Vous pouvez demander une copie de l’Avis de Confidentialité en vigueur à tout moment en nous contactant. Cet Avis de Confidentialité a été modifié pour la dernière fois le 1er février 2022.

Questions ou Commentaires

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations, accéder à vos dossiers ou si vous pensez que vos droits à la confidentialité n’ont pas été respectés comme l’exige la loi ou comme expliqué dans cet Avis de Confidentialité, vous pouvez nous contacter à : privacy@monarchhouse.ca